1. PREAMBLE

Carke Inc. est un organisme à but non lucratif constitué en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (ci-après dénommée la « Corporation ») desservant la population de Lac-Brome, West Bolton et Brome Village en soutenant des projets sociaux, culturels et récréatifs de nature capital. La Corporation comprend l'importance de respecter la confidentialité des informations qui lui sont divulguées. En raison de la nature de ses activités, la Corporation reconnaît qu'il est essentiel de fournir un cadre pour la protection des renseignements personnels par le biais de cette politique, afin d'assurer la protection de la vie privée, et conformément aux exigences législatives applicables.

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2. CHAMP D'APPLICATION

La présente politique s'applique à tous les membres, bénévoles, dirigeants et administrateurs de la Corporation. La protection des renseignements personnels détenus par la Corporation est une obligation qui s'applique à toutes les personnes autorisées à traiter ces informations au sein de l'organisation.

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3. OBJET

L'objet de la présente politique est de définir les principes directeurs de la Corporation en matière de protection des renseignements personnels qu'elle collecte, utilise, communique et conserve dans le cadre de ses activités.

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4. DÉFINITION

a. " Renseignement personnel "

Un renseignement personnel est une information qui identifie directement ou indirectement une personne physique. Les renseignements personnels collectés par la Corporation incluent, sans s'y limiter, les éléments suivants : prénom, nom de famille, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone et date de naissance.

b. " Renseignement personnel sensible "

Un renseignement personnel est sensible s'il exige un degré élevé d'attention raisonnable en matière de vie privée. Ces renseignements personnels sensibles incluraient toute information financière collectée par la Corporation ou d'autres informations sensibles telles que les numéros d'assurance sociale.

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5. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Corporation ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à ses activités. Elle s'engage à n'utiliser les renseignements personnels que pour les fins pour lesquelles ils ont été demandés et pour lesquelles un individu a consenti à les fournir à la Corporation. Dans l'éventualité où la Corporation aurait besoin d'utiliser des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles un individu avait initialement donné son consentement, la Corporation s'engage à obtenir un nouveau consentement. Les renseignements personnels sont collectés notamment via le site web, les formulaires et les entretiens téléphoniques ou en personne. Le but de la collecte des renseignements personnels est de fournir des services de qualité à nos clients.

La collecte de renseignements personnels est un processus transparent et requiert le consentement manifeste, libre et éclairé de chaque individu auprès de qui elle est effectuée. Le consentement doit être explicite pour la collecte de renseignements personnels sensibles. Le consentement sera requis sauf dans les situations exceptionnelles prévues par la loi. La Corporation requiert le consentement d'un parent ou d'un tuteur légal pour collecter des renseignements personnels auprès d'une personne âgée de moins de dix-huit (18) ans.

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6. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels seront utilisés pour :

• Vérifier l'identité d'un membre ou d'un administrateur
• Envoyer des communications promotionnelles
• Envoyer des courriels informatifs
• Solliciter et collecter des dons
• Recevoir et répondre aux demandes de financement
• Améliorer notre service

7. COMMUNICATION

La Corporation peut communiquer des renseignements personnels à des tiers avec le consentement de la personne concernée. Cependant, il convient de noter que certaines situations prévues par la loi permettent de communiquer des renseignements personnels sans avoir à obtenir de consentement. Les tiers avec qui la Corporation peut communiquer des renseignements personnels sont les suivants : les gouvernements du Québec et du Canada, ainsi que les auditeurs externes, le cas échéant.

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8. CONSERVATION

Les informations sont conservées dans un environnement sécurisé pour la période initialement convenue ou pour toute période nécessaire afin de respecter les obligations légales, d'appliquer les accords ou de résoudre les litiges, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou permise par la loi. La Corporation prend des mesures raisonnables pour assurer l'actualité, l'exactitude et l'intégrité des renseignements personnels.

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9. DROIT D'ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE RETRAIT ET DE DESTRUCTION

Tout individu peut accéder à ses renseignements personnels et demander qu'ils soient rectifiés, retirés ou détruits. Toute demande de ce type doit être faite par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 14).

Tel que requis par la loi, la personne responsable de la protection des renseignements personnels répondra à toute demande d'accès ou de rectification d'un utilisateur dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Dans un souci de transparence et sur demande, la Corporation s'engage à fournir les informations suivantes :

• Les renseignements personnels qu'elle détient concernant la personne qui en fait la demande
• Une liste des catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels
• La durée de conservation des renseignements personnels
• Les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Ces informations seront transmises dans un format technologique structuré et couramment utilisé, tel que requis par la loi.

Il convient de noter que lorsque des informations sont supprimées ou modifiées, une copie des renseignements personnels présents dans nos dossiers avant la modification ou la suppression est conservée pour le temps requis afin de se conformer aux obligations légales et fiscales.

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10. DESTRUCTION ET ANONYMISATION

Les renseignements personnels sont détruits ou rendus anonymes à la fin de leur cycle de vie, soit lorsque la finalité pour laquelle les informations ont été collectées a été remplie, soit tel que prévu par la loi.

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11. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

Tous les renseignements personnels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. De plus, seuls les représentants autorisés de la Corporation ont accès à tous les renseignements personnels. Ils sont tenus de se conformer à cette politique.

Veuillez noter que la sécurité des données transmises sur Internet ou un réseau sans fil ne peut être garantie. Il est donc important de savoir que, malgré les meilleurs efforts de la Corporation pour protéger les renseignements personnels, il existe certains risques indépendants de sa volonté.

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12. LIENS VERS D'AUTRES SITES

Le site Web de la Corporation peut contenir des hyperliens vers d'autres sites. La présente politique ne s'applique pas à ces autres ressources. Lorsque vous quittez notre site web, veuillez vous référer à la politique de confidentialité du site que vous visitez.

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13. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d'incident de confidentialité, la Corporation prendra des mesures raisonnables pour minimiser tout préjudice qui pourrait en résulter et prendra des mesures appropriées pour prévenir un incident similaire à l'avenir. La Corporation s'engage à informer les personnes concernées s'il existe un risque raisonnable de préjudice résultant de l'incident ou si la notification est autrement requise par la loi.

En cas d'incident pouvant causer un préjudice grave, la Commission d'accès à l'information sera avisée tel que requis par la loi. La Corporation s'engage à tenir un registre des incidents de confidentialité, lequel pourra être communiqué à la Commission d'accès à l'information sur demande.

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14. PERSONNE RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est le secrétaire de la Corporation.

Si vous avez des questions, des préoccupations, des demandes ou des plaintes concernant cette politique, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse courriel suivante : fredenns@icloud.com

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15. MISE À JOUR

Afin d'améliorer la politique et de suivre l'évolution des normes en matière de protection de la vie privée, la politique sera mise à jour au besoin. Toute modification doit être conforme aux valeurs et aux règlements de la Corporation.

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16. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d'administration.

Ce document a été mis à jour pour la dernière fois le 18 juin 2024.

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